Щоб відповідати юридичним і організаційним вимогам, необхідно включити певні елементи:
- Назва компанії та дата, час, місце проведення загальних зборів.
- Документація про реєстр членів та кворум.
- Усі запропоновані пропозиції та вжиті дії.
- Підсумок кожної резолюції та результати голосування.
- Директор розкриває інтерес.
Протокол засідання – це письмовий запис того, що обговорювалося та вирішувалося під час засідання. Зазвичай вони включають дата та час зустрічі, список присутніх, короткий виклад обговорених тем, прийнятих рішень, призначених дій та час перерви.
Нижче наведено 10 кроків, які допоможуть вам скласти ефективний протокол зустрічі:
- Зробіть план. …
- Включіть фактичну інформацію. …
- Запишіть мету. …
- Запис прийнятих рішень. …
- Додайте деталі для наступної зустрічі. …
- Будьте лаконічними. …
- Розгляньте запис. …
- Редагувати та вичитувати.
Протокол корпоративної зустрічі зазвичай містить:
- Дата, час та місце проведення зустрічі.
- Список присутніх і відсутніх, включаючи будь-яких присутніх членів правління або посадових осіб.
- Пункти порядку денного.
- Резюме всіх пунктів обговорення.
- Деталі всіх завершених або узгоджених заходів.
- Результати будь-яких голосувань або пропозицій.
Протокол річних загальних зборів
- Пункт 1 порядку денного: Вітання, присутні та вибачення.
- 2 питання порядку денного: Призначення довірених осіб.
- Пункт 3 порядку денного: Протокол попереднього засідання та питання, що виникають.
- Питання 4 порядку денного: Звіти Корпорації.
- П'ятий пункт порядку денного: Питання.
- Питання 6 порядку денного: Призначення аудитора та гонорар.
- 7 питання порядку денного: Обрання директорів.
Чого не слід включати в протокол засідання?
- Особисті думки та коментарі.
- Надмірна деталізація.
- Дотичні бесіди.
- Словесні переговори або суперечки.
- Непідтверджена інформація.
- Конфіденційна або чутлива інформація.
- Зауваження не для протоколу.
- Деталі зустрічі.